In einer Arbeitswelt, in der die Vertrauensarbeitszeit in den vergangenen Jahren weit verbreitet war, stellt sich die Frage, wie das Modell der Vertrauensarbeitszeit in Kombination mit der Zeiterfassungspflicht funktionieren kann. Denn die kommenden Änderungen aufgrund des Zeiterfassungsgesetzes betreffen nicht nur die Pflicht zur Zeiterfassung an sich, sondern auch die Art und Weise, wie wir Arbeitszeiten dokumentieren. Für die Vertrauensarbeitszeit ist wissenswert: Mitarbeiter sollen ihre Arbeitszeit lediglich erfassen, der Arbeitgeber muss sie nicht strikt kontrollieren. Laut Gesetz ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, Mehrarbeit zu notieren und gegebenenfalls Vorkehrungen zu treffen, um Verstöße zu vermeiden. Als Nachweis ist erforderlich, dass er die erfassten Daten für zwei Jahre aufbewahrt. Wie die Arbeitszeiterfassung in der Praxis aussieht, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Personalzeiterfassung in Deutschland

Es gibt verschiedenste Methoden, Arbeitszeiten zu erfassen. Häufig sind es Stundenzettel, elektronische Tabellen, Zeiterfassungsprogramme oder Chipkarten. Doch wie oft werden die Zeiten in Deutschland überhaupt erfasst? Dazu hat die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) 2019 eine Befragung durchgeführt. Etwa 80 Prozent der Beschäftigten gaben an, dass ihre Arbeitszeit erfasst wird. Bei knapp der Hälfte der Befragten wird die Arbeitszeit betrieblich erfasst, während 32 Prozent ihre Arbeitszeit selbst dokumentieren. Im Homeoffice oder im Außendienst wurden die Zeiten oft gar nicht erfasst. 

Überstunden erfassen

In Deutschland leisten nahezu alle Arbeitnehmer regelmäßig Überstunden, doch diese werden nicht immer erfasst und entsprechend vergütet. Die Einführung einer präzisen Zeiterfassung würde dazu beitragen, einen klaren Überblick über die geleistete Mehrarbeit zu schaffen und den Beschäftigten verdeutlichen, wie viele Stunden sie tatsächlich pro Woche arbeiten. Daher begrüßen sie es umso mehr, wenn die Zeiterfassung in Zukunft präziser erfolgt. Auch Arbeitgeber sollten die Überstunden ihrer Mitarbeiter im Blick haben, um deren Gesundheit und Ausgeglichenheit sicherzustellen. Es liegt auch im Interesse des Unternehmens, da Angestellte effizienter arbeiten können und seltener krank werden. 

Im Januar 2023 führte Arlington Research eine repräsentative Umfrage zur Arbeitszeiterfassung durch. Für weiterführende Informationen zur bisherigen Zeiterfassung in Deutschland empfehlen wir die Studie.

Unser Produkt

Die moderne Arbeitswelt erfordert flexible Lösungen für die Arbeitszeiterfassung. Genau aus diesem Grund haben wir manuelle Zeiteinträge entwickelt – eine Funktion, die direkt aus dem wertvollen Feedback unserer Projektpartner entstanden ist. Sie ermöglicht es Ihnen, Ihre Arbeitszeitdaten ohne den Einsatz einer herkömmlichen Stempeluhr einzutragen. Damit bieten wir eine nutzerfreundliche Alternative, die an die Vertrautheit einfacher Papier- oder Computerlisten anknüpft.

Wie gewohnt, nur besser

Manuelle Zeiteinträge erlauben Ihnen, Daten einfach einzutragen. Wenn Sie bisher mit Listen oder Tabellen gearbeitet haben, ist dies also keine große Umstellung für Sie. Zusätzlich hat die Zeiterfassung einige Eigenschaften, die den Arbeitsalltag einfacher und effizienter gestalten:

• Einfache Bedienung: Manuelle Zeiteinträge sind bewusst einfach gestaltet, um eine unkomplizierte Dateneingabe zu gewährleisten. Diese Funktion richtet sich an diejenigen, die eine intuitive und schnell verständliche Lösung bevorzugen.

• Flexibilität: Sie entscheiden, wann und wo Sie Ihre Arbeitszeiten eintragen möchten. Manuelle Zeiteinträge geben Ihnen die Kontrolle über Ihre Dateneingabe und ermöglichen es Ihnen, sich an Ihre individuellen Arbeitsgewohnheiten anzupassen.

• Vertraute Erfassung: Durch das einfache manuelle Eintragen fühlen Sie sich möglicherweise an die herkömmliche Arbeitszeiterfassung erinnert. Die Funktion überträgt dieses vertraute Konzept in die digitale Welt, ohne dabei auf moderne Technologie zu verzichten.

So nutzen Sie manuelle Zeiteinträge effektiv

Die Anwendung von manuellen Zeiteinträgen ist denkbar einfach:

1. Melden Sie sich in Ihrem Konto an und nutzen Sie den Einrichtungsassistenten.

2. Wählen Sie die Option "Manuelle Zeiteinträge".

3. Schließen Sie die Einrichtung ab.

4. Tragen Sie Ihre Arbeitszeiten manuell in die Zeiterfassung ein.

5. Speichern Sie die Daten und behalten Sie die volle Kontrolle über Ihre Zeiterfassung.

Vorteile der manuellen Zeiteinträge gegenüber Papierlisten oder elektronischen Tabellen

• Zeit sparen: Die Zeiterfassung ermöglicht es Ihnen, Zeitdaten auf eine übersichtliche und effiziente Weise zu erfassen. Da die Daten automatisch ausgewertet und die Wochenstunden zusammengerechnet werden, müssen Sie dafür keine Zeit mehr aufwenden. 

• Automatische Berechnung: Urlaubstage und Überstunden werden auch in Sonderfällen automatisch berechnet, was menschliche Fehler minimiert und zeitaufwändige manuelle Berechnungen überflüssig macht.

• Bessere Kommunikation: Bei Krankheit eines Mitarbeiters werden Sie und Ihre Kollegen automatisch informiert, was die Planung erleichtert.

• Keine Ausfälle: Bei der Planung von Urlaub weist die Zeiterfassung auf anstehende Aufgaben oder Termine hin, die durch den Urlaub möglicherweise nicht eingehalten werden könnten. Vertretungsregelungen werden berücksichtigt, um gravierende Ausfälle im Team zu vermeiden.

• Verwaltung von Arbeitsregelungen: In der Zeiterfassung können sowohl allgemeine als auch individuelle Arbeitszeitregelungen festgelegt werden. Dies erleichtert die Einhaltung interner und gesetzlicher Regelungen.

• Schritte nachvollziehen: Die Zeiterfassung ermöglicht das Nachverfolgen von Schritten, zum Beispiel wer wann Änderungen vorgenommen hat, was die Transparenz und Verantwortlichkeit erhöht.

Ihre Stimme zählt: Weiterentwicklung aufgrund von Feedback

Unsere Philosophie basiert darauf, auf die Bedürfnisse unserer Nutzer einzugehen. Manuelle Zeiteinträge sind ein lebendiges Beispiel dafür, wie wir auf das wertvolle Feedback unserer Projektpartner reagieren. Wir sind weiterhin bestrebt, Ihre Vorschläge und Wünsche zu berücksichtigen und in unsere Lösungen zu integrieren. Ihr Feedback ist für uns von unschätzbarem Wert und trägt dazu bei, unser Produkt stetig zu optimieren.

Nutzerzentrierte Innovation für flexible Zeiterfassung

Sie möchten Ihre Zeiten bequem und manuell eintragen, ohne auf eine Stempeluhr angewiesen zu sein? Wir haben es einfacher gemacht als je zuvor, Ihre Arbeitszeiten im Blick zu behalten. Wir bieten beide Optionen an. Steigen Sie auf "Manuelle Zeiteinträge" um, um Ihre Arbeitszeit stressfrei zu verwalten und zu optimieren. Erleben Sie eine flexible Zeiterfassung und testen Sie 30 Tage kostenlos die Zeiterfassung für Ihr Unternehmen.