Digitale Zeiterfassung ist die systematische Erfassung von Arbeitszeiten per Software. Sie dokumentiert Beginn, Ende und Pausen und sorgt für gesetzeskonforme Arbeitszeiterfassung.
Arbeitszeitbetrug ist ein ernstzunehmendes Problem, das Unternehmen in verschiedenen Branchen, egal ob mit oder ohne Homeoffice betrifft. Ob kleine und mittlere Unternehmen (KMU), soziale Organisationen, Handwerksbetriebe, Gesundheitspraxen oder Kommunen – eine präzise Arbeitszeiterfassung und klare Regelungen sind essenziell, um Arbeitszeitbetrug zu erkennen und vorzubeugen. Im Folgenden wird erläutert, wie Arbeitgeber mit browserbasierten Zeiterfassungssystemen, Terminals und mobilen Apps geeignete Maßnahmen ergreifen können.
Arbeitszeitbetrug liegt vor, wenn Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten absichtlich falsch erfassen oder private Tätigkeiten während der Arbeitszeit durchführen. Beispiele sind das falsche Eintragen von Beginn- oder Endzeiten, das Eintragen von Pausenzeiten, die nicht genommen wurden, oder die Nutzung der Arbeitszeit für persönliche Zwecke. Besonders in Unternehmen mit ungenauen oder fehlenden Zeiterfassungssystemen kann Arbeitszeitbetrug unbemerkt bleiben, was zu finanziellen Verlusten und einem ungleichen Arbeitsklima führt.
Für Unternehmen, bei denen Mitarbeiter an verschiedenen Standorten oder mobil arbeiten, bieten sich App-basierte Zeiterfassungssysteme an. Diese ermöglichen eine präzise und flexible Erfassung der Arbeitszeit direkt vor Ort. Funktionen wie GPS-Tracking erhöhen die Transparenz und stellen sicher, dass die Zeiten korrekt und am jeweiligen Einsatzort erfasst werden. Klare Kommunikationsrichtlinien und die Integration in bestehende Prozesse fördern die Akzeptanz und verhindern Manipulationen.
In Betrieben mit festen Standorten sorgen terminal- und browserbasierte Zeiterfassungssysteme für eine zuverlässige und manipulationssichere Erfassung. Mitarbeiter können ihre Zeiten direkt am Terminal ein- und ausstempeln, während die browserbasierte Lösung zusätzliche Flexibilität für Mitarbeiter bietet, die im Homeoffice arbeiten. Regelmäßige Überprüfungen und automatische Erinnerungen zur Zeiterfassung reduzieren die Fehleranfälligkeit und sorgen für ein einheitliches Vorgehen.
In Unternehmen mit projektbezogener Arbeit, wie Handwerksbetrieben oder ähnlichen Branchen, ist die Zuordnung der Arbeitszeit zu Kunden oder Projekten essenziell. Mobile Zeiterfassungs-Apps bieten hier eine effektive Lösung, da sie nicht nur die Arbeitszeit erfassen, sondern auch eine exakte Abrechnung auf Basis der geleisteten Stunden ermöglichen. Dies erleichtert nicht nur die Buchhaltung, sondern minimiert auch die Möglichkeit für Fehlangaben oder Manipulationen.
Moderne Zeiterfassungssysteme wie browserbasierte Lösungen, Terminals und Apps sind entscheidend, um Arbeitszeitbetrug zu verhindern. Klare Regeln, transparente Kommunikation und technische Lösungen sorgen dafür, dass Arbeitszeiten korrekt erfasst und Manipulationen vermieden werden. Dies stärkt nicht nur die Effizienz, sondern auch das Vertrauen zwischen Arbeitgebern und Mitarbeitern.
Mit der digitalen Zeiterfassung werden die Arbeits- und Pausenzeiten Ihrer Mitarbeiter erfasst und in direkt in Echtzeit synchronisiert, egal ob diese über den Browser, die App oder das Terminal erfasst wurden. Dabei entscheidet der Chef & Administrator darüber, welcher Mitarbeiter welche Zeiterfassungstyp nutzen darf und kann damit schon direkt im ersten Schritt festlegen bzw. bei Verdacht auf Arbeitszeitbetrug gezielt bei einzelnen Mitarbeitern nachsteuern und bspw. festlegen, dass eine Erfassung der Arbeitszeiten für einzelne Mitarbeiter nur noch über das lokale Terminal vor Ort und nicht mehr flexibel über die App möglich sein soll.
Direkt im Einrichtungsassistenten können Sie festlegen, wie in Ihrer Organisation die Zeiten hauptsächlich erfasst werden sollen. Sie können direkt entscheiden, dass Sie hauptsächlich ein stationäres Terminal bei Ihnen am Arbeitsort nutzen wollen, um direkt zu verhindern, dass sich Mitarbeiter schon vor Arbeitsbeginn auf ihren Smartphones per App einloggen. Wenn Ihre Organisation hauptsächlich am Laptop aber z.B. an verschiedenen Arbeitsorten arbeitet, empfiehlt sich die Browser-basierte Lösung zu aktivieren und dann bspw. die Login-Möglichkeiten auf eine oder mehrere IP-Adressen zu beschränken. Dahingegen bietet die Zeiterfassung über die App Ihnen die Möglichkeit, dass sich Mitarbeiter über Ihr Smartphone jederzeit zur Arbeit einloggen können, sei es im Büro, auf dem Weg zum Außentermin oder beim Mobilen Arbeiten, wobei Sie natürlich auch hier Kontrollmöglichkeiten wie eine GPS-Erfassung aktivieren bzw. erzwingen können.
Nach der Einrichtung Ihres primären Zeiterfassungssystems können Sie natürlich dann individuelle Anpassungen vornehmen: Sie haben Abteilungen, die bspw. immer im Außendienst unterwegs sind und daher auf eine mobile Zeiterfassung per App angewiesen sind, aber wollen verhindern, dass dies unter Umständen missbräuchlich auch von den Kollegen im Innendienst genutzt wird? Sie legen fest, welche Abteilung oder auch einzeln welcher Mitarbeiter welche Zeiterfassungssysteme nutzen kann. In der Auswertung der Arbeitszeiten können Sie dann einsehen, wie welche Zeiten erfasst wurden, also bspw. wenn ein Mitarbeiter die Möglichkeit bekommt sich über Terminal und App zur Arbeit einzuloggen, können Sie direkt sehen, welche Methode Ihr Mitarbeiter genutzt hat und sich selbst ein Bild machen, ob dies zu den Terminen und Aufgaben des Mitarbeiters an dem Tag passten. Der Mitarbeiter hat dafür auch die Möglichkeit zu jedem Arbeitstag entsprechende Notizen zu hinterlegen, um für alle transparent zu machen bspw. wieso der Login an dem Tag über das eine oder andere System erfolgte.
Bei der mobilen Arbeitszeiterfassung per App zeigt sich, dass die GPS-Standortverfolgung essenziell ist, um sicherzustellen, dass die Zeiterfassung bei Außendienst- oder mobilen Tätigkeiten erst am tatsächlichen Arbeitsort startet. Dies verhindert fehlerhafte Arbeitszeitaufzeichnungen, die zu mehr dokumentierter als geleisteter Arbeitszeit führen könnten. Unsere moderne Zeiterfassungssoftware ermöglicht nicht nur die Aktivierung der GPS-Funktion, sondern erzwingt diese, um Manipulationen zu verhindern. Zudem wird eine Umgehung durch Browser-Anmeldungen auf Smartphones blockiert. Für eine einfache Auswertung können GPS-Daten automatisch in Adressen umgewandelt werden, sodass auf einen Blick ersichtlich ist, ob die Arbeitszeiterfassung am korrekten Einsatzort gestartet und beendet wurde. Diese Funktionen erhöhen die Transparenz und Genauigkeit der digitalen Zeiterfassung für Unternehmen und Organisationen.
Wenn Ihre Mitarbeiter hauptsächlich in festgelegten Büroräumen arbeiten und Sie eine statische IP-Adresse haben, können Sie natürlich einfach in der Zeiterfassung diese IP-Adresse hinterlegen, so dass sich Ihre Mitarbeiter nur dann zur Arbeit ein- oder ausloggen können, wenn Sie über diese IP-Adresse angemeldet sind. Ein weiterer Vorteil ist dabei, falls Sie mehrere Standorte haben, dass gleich sichtbar ist, über welchen Standort sich der Mitarbeiter eingeloggt hat. Falls Ihre Mitarbeiter auch ab und an von einem anderen Standort, z.B. im Homeoffice arbeiten dürfen, können Sie die Mobile Arbeit allgemein für Ihre Zeiterfassung aktivieren, aber natürlich dann auch auf gewisse, vertrauenswürdige Mitarbeiter in der Freigabe beschränken. Zur Nachvollziehbarkeit werden alle in der Mobilen Arbeit erfassten Arbeitszeiten in der Wochenarbeitszeit transparent gekennzeichnet, so dass sie auch später nachvollziehen können, welche Arbeitszeiten an Ihrem Standort im Büro und welche mobil erfasst wurden.
Arbeiten Ihre Mitarbeiter hauptsächlich an einzelnen Projekten für verschiedene Kunden, dann empfiehlt es sich, dass Sie für Ihre Zeiterfassung die Projektzeiterfassung in Zusammenhang mit Kunden aktivieren. Dadurch müssen Ihre Mitarbeiter beim Login immer präzise hinterlegen für welchen Kunden Sie gerade für welches Projekt etwas erledigen. Die so erfassten Arbeitszeiten werden dann bei dem Kunden aufgeteilt nach Projekten für Sie übersichtlich aufbereitet und dargestellt. Dies sorgt nicht nur bei den Mitarbeitern und allen Vorgesetzten sondern auch später bei der Abrechnung für den Kunden für Transparenz, welche Arbeitszeit für welche Projekte abgerechnet wurden.
In der Hektik des Arbeitsalltags kann es schon einmal passieren, dass ein Mitarbeiter vergisst sich morgens direkt zur Arbeit einzuloggen oder nach der Pause wieder zur Arbeit zurück zu melden. Dafür bietet die Zeiterfassung die Möglichkeit an, Korrekturen im System vorzunehmen. Damit Mitarbeiter hier Ihre Arbeitszeiten aber nicht beliebig zum Nachteil des Arbeitgebers korrigieren können, ist als Standard in der Zeiterfassung hinterlegt, dass Mitarbeiter diese Korrekturen bei Ihrem Vorgesetzten beantragen müssen und dieser dann die Korrekturen annehmen oder ablehnen kann. Sämtlich Korrekturanträge und Entscheidungen dazu werden dann transparent in einem Korrektur-Log abgespeichert, so dass auch Vorgesetzten von Vorgesetzten transparent einsehen können, welche Korrekturen wann von wem gestellt und wie entschieden wurden. Das System bietet Ihnen dabei auch die Möglichkeit einzelne Mitarbeiter von der Antragspflicht für Korrekturen auszunehmen, so dass diese Mitarbeiter direkt Korrekturen zu Ihren im System hinterlegten Arbeitszeiten eintragen können ohne dass ein Korrekturantrag erstellt wird, der überprüft und entschieden werden muss, um Ihnen die Arbeit bei vertrauenswürdigen Mitarbeitern zu erleichtern. Dabei wird in der Wochenauswertung immer bei allen Mitarbeitern transparent angezeigt, welche Zeiten durch das Ein- oder Ausstempeln zur Arbeit bzw. Pause erstellt wurden und welche Einträge aus einer Korrektur hervorgehen. So bleibt für den Vorgesetzten zu jedem Zeitpunkt transparent wie die angezeigten Zeiterfassungsdaten im System ermittelt wurden, egal durch welches Zeiterfassungssystem (App, Terminal oder Browser) und wo (Büro, Mobile Arbeit oder GPS-Standort) und auf welche Art & Weise (Stempel-Eintrag oder Korrektur).
In dem Zeiterfassungssystem können Sie beliebig viele Mitarbeiter zu Administratoren machen, um Ihnen die Möglichkeit zu geben, Einstellungen für die Zeiterfassung zu verändern. Wir empfehlen allerdings dies nur mit Bedacht zu tun, um zu verhindern, dass von Ihnen bewusst gewählte Einstellungen wie bspw. IP-Adressen oder GPS-Erfassung wieder deaktiviert werden oder Mitarbeiter für die mobile Arbeit freigegeben werden, obwohl Sie dies extra deaktiviert hatten. Das System erlaubt es bspw. Vorgesetzten automatisch die Arbeitszeiten der Mitarbeiter Ihrer Abteilung einzusehen und Korrekturanträge zu entscheiden, so dass hier keine Notwendigkeit für Sie besteht, manuell weitere Rechte zu vergeben, damit an Ihnen nicht gesamte Verwaltung von allen Anträgen hängen bleibt. Dabei können Sie als Administrator natürlich weiterhin alle Daten inklusive bspw. der Genehmigung von Korrekturen einsehen können und haben somit den Überblick über sämtliche Arbeitszeiten, um gegen möglichen Arbeitszeitbetrug nicht nur die richtigen Einstellungen zur Prävention zu hinterlegen, sondern bei nachweisbaren Arbeitszeitbetrug entsprechende Maßnahmen ergreifen zu können.
Durch diese vielfältigen Funktionen des Zeiterfassungssystems wird die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften erleichtert und ein gerechtes, gesundes Arbeitsumfeld gefördert. Genießen Sie die Vorteile der Zeiterfassung und testen Sie die Demo-Version 30 Tage kostenlos.
Mo, 16. September 2024
Di, 11. Juni 2024