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Antragsarten und ihre Verwendung
Innerhalb der digitalen Zeiterfassung können Mitarbeiter verschiedene Anträge stellen, die anschließend von den berechtigten Personen (z. B. Vorgesetzte, Personalsachbearbeiter, Personal Moduladministratoren oder Administratoren) eingesehen und genehmigt werden.
Damit Sie für Ihr Anliegen stets den passenden Antrag auswählen, haben wir in dieser Anleitung alle verfügbaren Antragsarten übersichtlich mit Hinweisen zur richtigen Nutzung zusammengefasst.
| Antragsart | Verwendungszweck |
| Überstunden: | Für geplante Mehrarbeit, die Ihre regulären Stundenkonto-Einstellungen überschreitet und von Ihrem Vorgesetzten genehmigt werden muss. Sie geben dabei an, bis zu wie viele Mehrstunden Sie beantragen möchten; gutgeschrieben wird jedoch nur die tatsächlich geleistete und erfasste Mehrarbeit. |
| Stundenabbau: | Zum Abbauen angesammelter Überstunden durch Freizeitausgleich per Antrag an den Vorgesetzten. Sie geben dabei an, wie viele Stunden Sie abbauen möchten; abgezogen werden jedoch nur die tatsächlich weniger gearbeiteten Stunden, die in dieser Woche entstehen. |
| Gutschrift: | Für genau festgelegte Stundenbeträge, die nachträglich positiv oder negativ auf Ihrem Stundenkonto verbucht werden sollen und durch den Vorgesetzten genehmigt werden. Bei einer Gutschrift wird immer der exakt beantragte Stundenwert verbucht wird, unabhängig davon, wie viel Arbeitszeit Sie tatsächlich geleistet oder nicht geleistet haben. |
| Korrekturen: | Zum Anpassen fehlerhafter Arbeitszeiten z. B. wenn Sie die Rückkehr aus der Pause oder das Abmelden am Tagesende vergessen haben. |
| Urlaub: | Zum Beantragen Ihrer gesetzlichen Urlaubstage zur Genehmigung durch den Vorgesetzten. |
Überstunden beantragen
Der Antrag auf Überstunden wird immer vom Mitarbeiter gestellt und anschließend vom Vorgesetzten genehmigt oder abgelehnt.
Mit der Funktion „Überstunden beantragen“ erfassen Sie geplante Mehrarbeit, die Ihre reguläre Wochenarbeitszeit überschreitet. Diese Funktion dient dazu, zusätzliche Arbeitszeit im Vorfeld anzumelden, etwa wenn Sie für ein Projekt oder eine Aufgabe mehr Zeit benötigen als im Stundenkonto ohne Genehmigung erlaubt ist. Nur mit einem genehmigten Antrag können die zusätzlich geleisteten Stunden korrekt erfasst und Ihrem Stundenkonto gutgeschrieben werden.
Beachten Sie, dass bei einem Überstundenantrag immer nur die tatsächlich geleistete Mehrarbeit gutgeschrieben wird. Wenn Sie zum Beispiel einen Antrag über drei Überstunden stellen, am Ende jedoch nur zwei Stunden mehr arbeiten, werden Ihnen auch nur diese zwei Stunden gutgeschrieben.
Um Überstunden zu beantragen oder als berechtigte Person zu genehmigen, folgen Sie bitte der Anleitung „Überstunden beantragen und genehmigen“. Wenn Sie jedoch eine exakte Stundenzahl z.B. durch Mehrarbeit außerhalb des hinterlegten Arbeitszeitraumes gutschreiben lassen möchten, verwenden Sie stattdessen die Funktion „Gutschrift beantragen“.
Stundenabbau beantragen
Der Antrag auf Stundenabbau wird vom Mitarbeiter gestellt und vom Vorgesetzten genehmigt oder abgelehnt.
Mit der Funktion „Stundenabbau beantragen“ erfassen Sie planmäßige Abwesenheiten, die zum Abbau angesammelter Überstunden dienen z. B. im Rahmen eines Freizeitausgleichs. In Ihrem Antrag geben Sie an, wie viele Stunden Sie innerhalb der Woche weniger arbeiten möchten als Ihre regulären Wochenstunden.
Beachten Sie, dass vom Stundenkonto nur die tatsächlich entstandene Minderarbeit abgezogen wird. Wenn Sie also einen Abbau von drei Stunden beantragen, am Ende aber nur zwei Stunden weniger arbeiten, werden auch nur zwei Stunden von Ihrem Überstundenkonto abgezogen.
Der Vorteil der Beantragung auf Stundenabbau besteht darin, dass Ihre geplante Abwesenheit in der digitalen Zeiterfassung sichtbar ist, etwa in der Telefonliste, im Abwesenheitskalender oder in Wochenansichten. Dadurch können Vorgesetzte und Kollegen frühzeitig erkennen, dass Sie im geplanten Zeitraum nicht im Dienst sind.
Um einen Antrag auf Überstundenabbau zu stellen oder als berechtigte Person zu genehmigen, folgen Sie bitte der Anleitung „Stundenabbau beantragen und genehmigen“.
Gutschrift beantragen
Ein Antrag auf Gutschrift wird vom Mitarbeiter gestellt und der Vorgesetzte, kann diesen anschließend genehmigen oder ablehnen. Möchte ein Vorgesetzter selbst Stunden auf dem Konto eines Mitarbeiters verändern, erfolgt dies immer direkt über die Funktion „Stunden hinzufügen/abziehen“ im Stundenkonto und nicht über einen Gutschriftenantrag.
Mit der Funktion „Gutschrift beantragen“ können Mitarbeiter eine exakte Stundensumme nachträglich auf Ihrem Stundenkonto gutschreiben oder abziehen lassen. Dies umfasst sowohl positive als auch negative Stunden. Die Nutzung der Gutschrift ist sinnvoll, wenn in Ausnahmefällen außerhalb des festgelegten Arbeitszeitraums gearbeitet wird, z. B. zur Teilnahme an einer Weiterbildung oder wenn der Überstunden- bzw. Stundenabbauantrag nicht rechtzeitig gestellt wurde.
Zu beachten ist, dass im Gegensatz zu Überstunden oder Stundenabbau bei einer Gutschrift immer der exakt beantragte Stundenwert verbucht wird, unabhängig davon, wie viel Arbeitszeit Sie tatsächlich geleistet oder nicht geleistet haben.
Wenn Sie einen Antrag auf eine Gutschrift stellen oder als berechtigte Person genehmigen möchten, folgen Sie bitte der Anleitung „Gutschrift beantragen und genehmigen“.
Zeitkorrektur beantragen
Ein Antrag auf Zeitkorrektur wird vom Mitarbeiter gestellt und anschließend vom Vorgesetzten genehmigt oder abgelehnt.
Mit der Funktion „Zeitkorrektur“ können Sie bereits erfasste Arbeitszeiten der Vortage korrigieren. Dies betrifft z. B. Situationen, in denen Sie sich zu spät zur Arbeit angemeldet, das Pausenende oder das Arbeitsende vergessen oder einen gesamten Arbeitstag nicht erfasst haben. Nutzen Sie zusätzlich die Projektzeiterfassung, können auch die zugehörigen Projektzeiten und Projektzuordnungen entsprechend angepasst werden.
Wenn Sie eine Zeitkorrektur vornehmen oder als berechtigte Person genehmigen möchten, folgen Sie bitte der Anleitung „Arbeitszeiten korrigieren“.
Urlaub beantragen
Ein Urlaubsantrag wird vom Mitarbeiter gestellt und anschließend vom Vorgesetzten genehmigt oder abgelehnt. Berechtigte Personen können jedoch unabhängig davon einen Betriebsurlaub als Pflichturlaub direkt unter Urlaub - Pflichturlaub für die betroffenen Mitarbeiter hinterlegen.
Mit der Funktion „Urlaub beantragen“ reichen Sie Ihre verfügbaren Urlaubstage als ganze oder halbe Tage zur Genehmigung ein. Beim Stellen des Antrags erhalten Sie – sofern eine Vertretungsregel hinterlegt ist, einen Hinweis, wenn eine Überschneidung mit dem Urlaub anderer Mitarbeiter besteht.
Ein besonderer Vorteil des Urlaubsantrags ist, dass Ihre Abwesenheit je nach Einstellung klar als Urlaub oder Sonstiges in der digitalen Zeiterfassung markiert wird. Dadurch ist sie in der Telefonliste, im Abwesenheitskalender oder in der Wochenauswertung deutlich erkennbar. Dies ermöglicht Vorgesetzten und Kollegen, frühzeitig zu erkennen, dass Sie im angegebenen Zeitraum nicht im Dienst sind.
Wenn Sie Urlaub beantragen oder als berechtigte Person genehmigen möchten, folgen Sie bitte der Anleitung „Urlaub beantragen und genehmigen“.
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