Wertung von Arbeitszeiten

Innerhalb der Zeiterfassung können berechtigte Personen Arbeitszeiträume pro Mitarbeiter, pro Abteilung oder global für das gesamte System hinterlegen. Diese Zeiträume legen fest, in welchem Zeitfenster sich ein Mitarbeiter zur Arbeit anmelden darf. Standardmäßig gilt, dass Zeiten, außerhalb des hinterlegten Arbeitszeitraums nicht gewertet werden.

Wenn Sie möchten, dass auch Zeiten außerhalb des definierten Arbeitszeitraums erfasst oder auf dem Stundenkonto hinterlegt werden, können Sie dafür eine entsprechende globale Einstellung in Ihrem System aktivieren.

In dieser Anleitung zeigen wir Ihnen, wie sich die Zeiterfassung verhält, wenn Zeiten außerhalb des Arbeitszeitraums nicht gewertet werden, wie sich das System verhält, wenn diese Zeiten gewertet werden, und wie Sie die entsprechende Einstellung in Ihrem System vornehmen können.

Übersicht:

• Arbeitszeiten werden außerhalb des genannten Arbeitszeitraumes nicht gewertet

• Arbeitszeiten außerhalb des genannten Arbeitszeitraumes erfassen und werten

• Anpassen der Einstellungen für die Wertung von Arbeitszeiten

• Wann ist welche Einstellung sinnvoll?

berechtigte Personen

Diese Anleitung gilt für:

• Administratoren

• Modul- bzw. Personalmoduladministratoren

• Personalsachbearbeiter 

• Vorgesetzte mit entsprechenden Rechten

Arbeitszeiten werden außerhalb des genannten Arbeitszeitraumes nicht gewertet

Standardmäßig berücksichtigt die Zeiterfassung nur Zeiten innerhalb des hinterlegten Arbeitszeitraums.

Hinweis: Bei Nutzung der manuellen Zeiterfassung ist Standardmäßig das eintragen einer Zeit außerhalb des Arbeitszeitraumes nicht möglich. 

Wenn aus betrieblichen Gründen die reguläre Arbeitszeit überschritten wurde, haben Sie die Möglichkeit ohne Änderung der globalen Einstellung dem Mitarbeiter die geleisteten Arbeitsstunden gutzuschreiben. Folgen Sie hierzu der Anleitung „Gutschrift beantragen und genehmigen“. Alternativ kann eine berechtigte Person die entsprechenden Stunden manuell dem Stundenkonto hinzufügen. Gehen Sie dafür gemäß der Anleitung „Stundenkonto“ vor.

Arbeitszeiten außerhalb des genannten Arbeitszeitraumes erfassen und werten 

In der Zeiterfassung können Sie festlegen, ob Mitarbeiter Arbeitszeiten auch außerhalb des hinterlegten Arbeitszeitraums erfassen/ eintragen dürfen. Zusätzlich können Sie bestimmen, ob diese Zeiten auch als Arbeitszeit gewertet werden.

Ist die Option zum Eintragen von Arbeitszeiten außerhalb des Arbeitszeitraums aktiviert, können diese Zeiten zwar erfasst werden, sie werden jedoch nicht auf die Gesamtstunden des Arbeitstages angerechnet. Am jeweiligen Tag erscheint ein orangener Hinweis „außerhalb der Arbeitszeiten“ sowie ein rot markiertes Arbeitsende. Diese Markierungen zeigen an, dass Zeiten außerhalb des definierten Zeitraums erfasst wurden. Beim Überfahren mit der Maus wird zusätzlich erläutert, warum diese Zeiten nicht angerechnet werden.

Ist die Option aktiviert, dass Arbeitszeiten außerhalb des Arbeitszeitraumes auch gewertet werden, berücksichtigt das System die Zeiten außerhalb des hinterlegten Arbeitszeitraums z.B. vor Arbeitsbeginn oder nachdem Arbeitsende bei den Gesamtstunden des Tages. Die erfassten Zeiten werden entsprechend in rot gekennzeichnet und zusätzlich auf die Tagesarbeitszeit angerechnet.

Anpassen der Einstellungen für die Wertung von Arbeitszeiten

Schritt 1: Personal-Modul öffnen

Öffnen Sie links über die Modulauswahl das Personal-Modul.

Schritt 2: Modul-Einstellungen öffnen

Klicken Sie unten links auf „Modul-Einstellungen“.

Schritt 3: Einstellung für Wertung der Arbeitszeiten festlegen

Klicken Sie im separaten Menü auf „Zeiterfassung“, anschließend auf „Einstellungen“ und danach auf „Allgemein“.

Scrollen Sie in den Einstellungen bis zum Punkt „Wertung der Arbeitszeiten“. Dort finden Sie die Option „Eintragung von Zeiten außerhalb der hinterlegten Zeiträume ermöglichen“.

Diese Option ist standardmäßig deaktiviert, das bedeutet das ein Mitarbeiter keine Arbeitszeiten außerhalb des Arbeitszeitraumes erfassen oder eintragen kann. Aktivieren Sie diese Funktion, wenn Ihre Mitarbeiter Arbeitszeiten auch außerhalb des hinterlegten Arbeitszeitraums erfassen dürfen.

Die erfassten Zeiten werden dadurch zunächst nur gespeichert, jedoch noch nicht als Arbeitszeit gewertet.

Sobald Sie die Option aktiviert haben, stehen Ihnen weitere Einstellungen zur Verfügung: 

Aktivieren Sie die Option „Sollen Arbeitszeiten an nicht eingestellten Arbeitstagen gewertet werden?“, um festzulegen, dass Arbeitszeiten auch an nicht hinterlegten Arbeitstagen erfasst und gewertet werden. Ist beispielsweise ein Arbeitszeitraum von Montag bis Freitag definiert, können Mitarbeiter mit dieser Einstellung auch am Samstag Zeiten als Arbeitszeit werten lassen.

Aktivieren Sie die Option „Sollen Arbeitszeiten vor dem eingestellten Arbeitsbeginn gewertet werden?“, um festzulegen, dass bei einem Arbeitszeitraum von z. B. 08:00 Uhr bis 16:00 Uhr auch ein Arbeitsbeginn um 07:00 Uhr als Arbeitszeit gewertet wird.

Aktivieren Sie die Option „Sollen Arbeitszeiten nach dem eingestellten Arbeitsende gewertet werden?“, um festzulegen, dass bei einem Arbeitszeitraum von 08:00 Uhr bis 16:00 Uhr auch ein Arbeitsende um 17:00 Uhr als Arbeitszeit gewertet wird.

Sobald Sie die gewünschten Optionen aktiviert haben, klicken Sie auf den Button „Speichern“, um die Einstellungen zu übernehmen. Die Änderungen gelten auch rückwirkend, sodass Eintragungen aus der Vergangenheit berücksichtigt werden können.

Wann ist welche Einstellung sinnvoll?

Wann welche Einstellung sinnvoll ist, hängt von den Anforderungen und Abläufen in Ihrem Unternehmen ab. In der folgenden Übersicht haben wir Ihnen einige typische Anwendungsfälle zusammengestellt, damit Sie einen besseren Überblick erhalten, wann es sinnvoll ist, welche Einstellung zu aktivieren.

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