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Stundenkonto festsetzen
Innerhalb der Zeiterfassung setzt das System die Stundenkonten aller Mitarbeiter, die älter als drei Monate sind, automatisch fest. Diese Sperrung erhöht die Sicherheit und verhindert nachträgliche Änderungen, etwa durch Korrekturen, Krankmeldungen, Stundenanträge Wochen oder Monate später oder durch Anpassungen von Arbeitsverhältnissen. Festgesetzte Stundenkonten werden in der Zeiterfassung entsprechend mit einem Schloss gekennzeichnet.
Zusätzlich können berechtigte Personen Stundenkonten auch manuell zu einem bestimmten Zeitpunkt festsetzen. Sobald ein Stundenkonto festgesetzt ist, sind bis zu diesem Zeitpunkt keine Änderungen, wie z. B. Korrekturen oder Krankmeldungen, mehr möglich. Die Funktion sorgt für eine sichere Nutzung der Zeiterfassung, da Sie als berechtigte Person alle Daten bis zu einem bestimmten Zeitpunkt prüfen und anschließend verbindlich festschreiben können.
Beachten Sie: Ein festgesetztes Stundenkonto lässt sich nicht rückgängig machen.
In dieser Anleitung zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie die Funktion für das manuelle Festsetzen aktivieren und ein Stundenkonto festsetzen.
 | berechtigte Personen |
Diese Anleitung gilt für:
Administratoren
Modul- bzw. Personalmoduladministratoren
Personalsachbearbeiter
Vorgesetzte mit entsprechenden Rechten
Übersicht:
Einstellung aktivieren
Schritt 1: Personalmodul öffnen
Öffnen Sie über die Modulauswahl das Personalmodul.
Schritt 2: Modul-Einstellungen öffnen
Klicken Sie unten links im Menü auf „Modul-Einstellungen“.
Schritt 3: Einstellung zum Festsetzen der Stundenkonten aktivieren
Klicken Sie im separaten Menü auf „Zeiterfassung“, anschließend auf „Einstellungen“ und dann auf „Allgemein“.
Anschließend öffnet sich die Übersicht der allgemeinen Einstellungen der Zeiterfassung. Scrollen Sie nach unten und aktivieren Sie die Funktion „Zusätzlich manuelles Festsetzen von Stundenkonten von Mitarbeitern ermöglichen“. Um die Einstellung zu speichern, klicken Sie anschließend auf Speichern.
Beachten Sie: Auch nach dem manuellen Festsetzen eines Stundenkontos kann diese Aktion nicht rückgängig gemacht werden. Änderungen für festgesetzte Zeiträume sind dann nicht mehr möglich.
Stundenkonten festsetzten
Schritt 1: Stundenkonto öffnen
Öffnen Sie das Personalmodul und klicken Sie anschließend auf „Zeiterfassung“ und „Stundenkonto“.
Schritt 2: Stundenkonto-Verlauf öffnen
In der Übersicht der Stundenkonten klicken Sie rechts beim gewünschten Mitarbeiter auf „Zum Stundenkonto-Verlauf“, um den Verlauf des Stundenkontos anzuzeigen.
Schritt 3: Stundenkonto festsetzten
Im geöffneten Stundenkonto-Verlauf sehen Sie neben jedem Stundenkontowert ein oranges Schlosssymbol. Dieses zeigt an, dass die Funktion zum manuellen Festsetzen aktiv ist. Wenn Sie mit der Maus darüber fahren, erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis.
Zu Beachten: Klicken Sie nur auf das orange Schloss, wenn Sie sicher sind, dass alle Stundenkontowerte des Mitarbeiters bis zu der ausgewählten Woche korrekt sind. Nach dem Festsetzen kann der Zustand nicht mehr rückgängig gemacht werden und Änderungen etwa durch Korrekturen, Stundenanträge oder Krankmeldungen innerhalb des festgesetzten Zeitraums sind nicht mehr möglich.
Nachdem Sie auf das Schloss geklickt haben, öffnet sich ein zusätzliches Fenster. Dort werden Sie nochmals ausdrücklich darauf hingewiesen, den Button „Stundenkonto festsetzen“ nur zu klicken, wenn alle Stundenkontowerte bis zu dem gewählten Zeitpunkt korrekt sind. Außerdem wird darauf hingewiesen, dass für festgesetzte Wochen keine Korrekturen, Stundenanträge, Krankmeldungen oder Abwesenheiten mehr erfasst werden können.
Wenn Sie sich sicher sind, dass Sie das Stundenkonto festsetzten möchten, klicken Sie auf den Button "Stundenkonto festsetzten"
Sobald das Stundenkonto festgesetzt wurde, erscheint innerhalb des Stundenkonto-Verlaufs an dem jeweiligen Stundenkonto-Wert ein graues Schloss, das darauf hinweist, dass dieses Stundenkonto festgesetzt ist und vor jeglichen Änderungen geschützt ist.
Die manuelle Funktion zum Festsetzen von Stundenkonten ist z. B. sinnvoll, wenn Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten für den vergangenen Monat bestätigen und diese als verbindliche Grundlage für die Lohnabrechnung dienen. Das schafft Klarheit und Rechtssicherheit, z. B. bei Prüfungen durch Steuerberater oder Behörden sowie bei Rückfragen zu Abrechnungen.
Die automatische Festsetzung für alle Stundenkonten, die älter als drei Monate sind, bietet bereits einen grundlegenden Schutz. Durch eine zusätzliche regelmäßige Kontrolle sowie das eigenständige Festsetzen können Sie diesen Schutz jedoch weiter verstärken.
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