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Zeitplanung
Wenn Ihre Mitarbeiter unterschiedliche oder flexible Arbeitszeiten haben, können Sie als berechtigte Person festlegen, welche Mitarbeiter die Zeitplanung nutzen sollen. Dabei entscheiden Sie, ob die Funktion für alle Mitarbeiter verfügbar ist oder nur für Mitarbeiter, deren geplante Arbeitszeiten die hinterlegten Kernzeiten unterschreiten. Voraussetzung hierfür ist, dass Kernzeiten im System eingerichtet wurden.
Die Zeitplanung unterstützt die Einsatz- und Terminplanung, da Kollegen und Vorgesetzte erkennen können, wann ein Mitarbeiter voraussichtlich verfügbar ist. So lassen sich Besprechungen, Aufgaben oder gemeinsame Arbeitszeiten einfacher koordinieren. Meldet sich ein Mitarbeiter später als in seiner hinterlegten Zeitplanung vorgesehen an, können Vorgesetzte darüber informiert werden und bei Bedarf frühzeitig reagieren. Das System kann auch auf Basis der Zeitplanung Arbeitszeitverstöße registrieren und Vorgesetzte benachrichtigen, wenn ein Mitarbeiter entgegen der Planung sich früher, später oder gar nicht zur Arbeit ein- bzw. ausstempelt.
In dieser Anleitung zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie die Einstellungen zur Zeitplanung vornehmen und wie Mitarbeiter ihre geplanten Arbeitszeiten hinterlegen.
| Benutzerrollen | Systemauswahl | ||||
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Diese Anleitung gilt für:
Administratoren
Modul- bzw. Personalmoduladministratoren
Personalsachbearbeiter
Übersicht:
Einstellungen für die Zeitplanung
Schritt 1: Klicken Sie in der Modulauswahl auf Personal.
Schritt 2: Modul-Einstellung öffnen
Klicken Sie im Modul Personal unten auf Modul-Einstellungen.
Schritt 3: Einstellung vornehmen
Klicken Sie im separaten Menü auf „Zeiterfassung“ und anschließend auf „Einstellungen“.
Anschließend öffnet sich die Einstellung „Allgemein“. Scrollen Sie nach unten bis zur Option „Arbeitszeitplanung“.
Hier können Sie festlegen, dass die Arbeitszeitplanung nur für Mitarbeiter verfügbar ist, deren tägliche Arbeitszeit die hinterlegte Kernzeit unterschreitet. Dies ist beispielsweise sinnvoll, wenn im Unternehmen eine Kernzeit von 09:00 Uhr bis 16:00 Uhr gilt und somit eine Anwesenheit von 7 Stunden vorgesehen ist, ein Mitarbeiter jedoch nur 6 Stunden pro Tag arbeitet. In diesem Fall kann der Mitarbeiter über die Arbeitszeitplanung seine geplanten Arbeitszeiten hinterlegen.
Hinweis: Ist die Option „Arbeitszeitplanung auf kernzeitpflichtige Mitarbeiter einschränken“ aktiviert, können Mitarbeiter, deren tägliche Arbeitszeit die hinterlegte Kernzeit überschreitet, keine Arbeitszeitplanung mehr vornehmen. Voraussetzung hierfür ist, dass den betroffenen Mitarbeitern Kernzeiten zugewiesen wurden.
Um die Funktion zu aktivieren, setzen Sie bei der Option „Arbeitszeitplanung auf kernzeitpflichtige Mitarbeiter einschränken“ rechts die Checkbox.
Zusätzlich können Sie festlegen, ob Mitarbeiter gesplittete Arbeitszeiten planen dürfen. Ist diese Option aktiviert, können Mitarbeiter mehrere Arbeitszeitblöcke pro Tag hinterlegen, beispielsweise 09:00–11:00 Uhr, 12:00–13:00 Uhr und 15:00–17:00 Uhr. Dies eignet sich insbesondere für geteilte Dienste oder flexible Arbeitszeiten.
Um diese Funktion zu aktivieren, setzen Sie bei der Option „Gesplittete Arbeitszeiten erlauben“ rechts die Checkbox.
Außerdem können Sie festlegen, wie viele Wochen im Voraus Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten planen müssen. Standardmäßig ist hierfür ein Zeitraum von 3 Wochen hinterlegt. Bei Bedarf können Sie diesen Wert individuell an die Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen.
Klicken Sie dazu unter „Anzahl der planungspflichtigen Wochen“ in das Eingabefeld und tragen Sie die gewünschte Anzahl an Wochen ein.
Klicken Sie anschließend auf den Button „Einstellungen speichern“, um Ihre vorgenommenen Einstellungen zu übernehmen.
Zeitplanung öffnen
Schritt 1: Personalmodul öffnen
Klicken Sie in der Modulauswahl auf Personal
Schritt 2: Zeitplanung öffnen
Klicken Sie im linken Menü zunächst auf „Zeiterfassung“ und anschließend auf „Zeitplanung“. Daraufhin öffnet sich die Übersicht der Zeitplanung. Standardmäßig werden die Mitarbeiter angezeigt, die für die aktuelle Woche eine Arbeitszeitplanung vornehmen müssen.
Über die Pfeiltasten neben der ausgewählten Kalenderwoche können Sie zwischen vergangenen und zukünftigen Wochen wechseln, um die geplanten Arbeitszeiten einzusehen.
Schritt 1: Personalmodul öffnen
Klicken Sie in der Modulauswahl auf Personal.
Schritt 2: Zeitplanung öffnen
Klicken Sie im linken Menü zunächst auf „Zeiterfassung“ und anschließend auf „Zeitplanung“. Daraufhin öffnet sich die Übersicht der Zeitplanung. Standardmäßig werden die Mitarbeiter angezeigt, die für die aktuelle Woche eine Arbeitszeitplanung vornehmen müssen.
Schritt 3: Zeiten planen
Klicken Sie im linken Menü auf „Zeiterfassung“ und anschließend auf „Zeiten planen“. Daraufhin öffnet sich die Bearbeitungsmaske Ihrer Zeitplanung für die aktuell zu planende Woche.
Für jeden Tag können Sie festlegen, ob Sie anwesend oder abwesend sind. Bei einer Anwesenheit tragen Sie zusätzlich den Arbeitsbeginn und das Arbeitsende ein.
Rechts neben der Übersicht wird außerdem angezeigt, wie viele Wochenstunden Sie für die ausgewählte Woche einplanen müssen.
Klicken Sie zum Anpassen der Standorte im grauen Hinweisfeld auf „Intranet-Einstellungen“. Sie werden anschließend automatisch zur entsprechenden Einstellung weitergeleitet.
Schritt 1: Zeiterfassung öffnen
Tippen Sie im Menü der App auf „Zeiterfassung“.
Schritt 2: Zeiten planen öffnen
Tippen Sie in der Zeiterfassungsübersicht auf die Schaltfläche „Zeitplanung“.
Daraufhin öffnet sich die Bearbeitungsmaske der Zeitplanung. Tragen Sie für jeden Tag ein, ob Sie anwesend oder abwesend sind. Bei einer Anwesenheit geben Sie zusätzlich den Arbeitsbeginn und das Arbeitsende an. Tippen Sie dazu auf das Feld mit der Uhrzeit.
Anschließend öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die gewünschte Uhrzeit auswählen können. Über den Button „Bestätigen“ übernehmen Sie die ausgewählte Uhrzeit.
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