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Urlaubsberechnung bei Kündigung
Innerhalb der digitalen Zeiterfassung können berechtigte Personen festlegen, wie der Urlaubsanspruch bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses berechnet werden soll. Dabei berücksichtigt das System sowohl die Art der Beendigung als auch die von Ihnen hinterlegte Berechnungsart.
Unterschieden wird zwischen einer Kündigung durch den Mitarbeiter, einer ordentlichen oder außerordentlichen Kündigung durch den Arbeitgeber, einem Aufhebungsvertrag sowie sonstigen Beendigungen. Für jede Beendigungsart können Sie festlegen, ob der Urlaubsanspruch nach dem arbeitsvertraglichen Urlaub, dem gesetzlichen Mindestanspruch, einem individuellen Wert oder ohne Veränderung berechnet werden soll.
In dieser Anleitung zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie die Einstellungen zur Urlaubsberechnung bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses vornehmen und die verschiedenen Berechnungsarten festlegen.
| berechtigte Personen |
Diese Anleitung gilt für:
Administratoren
Modul- bzw. Personalmoduladministratoren
Personalsachbearbeiter
Übersicht:
Einstellungen vornehmen
Schritt 1: Modul-Einstellungen öffnen
Klicken Sie in der Modulauswahl auf Personal und anschließend unten links auf Modul-Einstellungen.
 |  |
Schritt 2: Einstellungen zum Urlaub öffnen
Klicken Sie im separaten Menü auf Urlaub.
Schritt 3: Einstellungen vornehmen
Anschließend öffnet sich die Übersicht der verschiedenen Urlaubseinstellungen. Unter „Urlaubstagsberechnung bei Kündigung“ finden Sie die verschiedenen Beendigungsarten, für die Sie jeweils eine eigene Berechnungsart festlegen können.
Übersicht der Kündigungsarten
| Kündigungsart | |
Kündigung durch Mitarbeiter | Der Mitarbeiter beendet das Arbeitsverhältnis selbst unter Einhaltung der geltenden Kündigungsfrist. |
Außerordentliche Kündigung durch Arbeitgeber | Der Arbeitgeber beendet das Arbeitsverhältnis aus wichtigem Grund, in der Regel fristlos. |
Ordentliche Kündigung durch Arbeitgeber | Der Arbeitgeber beendet das Arbeitsverhältnis unter Einhaltung der geltenden Kündigungsfrist. |
Aufhebungsvertrag | Arbeitgeber und Mitarbeiter vereinbaren einvernehmlich, das Arbeitsverhältnis zu einem bestimmten Zeitpunkt zu beenden. |
Sonstiges | Das Arbeitsverhältnis endet aus einem anderen Grund, der keiner der genannten Kündigungsarten zugeordnet werden kann. |
Standardmäßig ist für jede Kündigungsart die Berechnungsart „Keine Veränderung des Urlaubsanspruchs“ ausgewählt. Klicken Sie auf das Auswahlfeld der gewünschten Kündigungsart, z. B. „Kündigung durch Mitarbeiter“, um eine andere Berechnungsart auszuwählen.
Übersicht der Berechungsarten
| Berechnungsart | Funktionsweise |
| Keine Veränderung des Urlaubsanspruchs | Der im Arbeitsvertrag vereinbarte Urlaubsanspruch bleibt unabhängig vom Kündigungszeitpunkt und der Beschäftigungsdauer unverändert bestehen. |
| Reduzierung des im Arbeitsvertrag vereinbarten Urlaubsanspruchs | Der Urlaubsanspruch wird nach den gesetzlichen Vorgaben anteilig reduziert: Endet das Arbeitsverhältnis bis zum 30. Juni, wird der Urlaubsanspruch unabhängig von der Beschäftigungsdauer anteilig berechnet.
Endet das Arbeitsverhältnis ab dem 1. Juli und bestand das Arbeitsverhältnis bereits länger als sechs Monate, erfolgt keine Reduzierung des arbeitsvertraglich vereinbarten Urlaubsanspruchs. |
| Reduzierung auf gesetzlichen Anspruch | Bei dieser Berechnungsart wird der Urlaubsanspruch auf den gesetzlichen Mindesturlaubsanspruch reduziert: Endet das Arbeitsverhältnis bis zum 30. Juni, wird der gesetzliche Urlaubsanspruch unabhängig von der Beschäftigungsdauer anteilig berechnet.
Endet das Arbeitsverhältnis ab dem 1. Juli und bestand das Arbeitsverhältnis bereits länger als sechs Monate, bleibt der volle gesetzliche Mindesturlaubsanspruch bestehen. War der Mitarbeiter weniger als sechs Monate beschäftigt, wird der gesetzliche Urlaubsanspruch anteilig berechnet. |
| Reduzierung auf individuellen Wert | Bei dieser Berechnungsart wird der Urlaubsanspruch auf den individuell vereinbarten Wert reduziert, der individuell vereinbart wird. |
Anwendungsbeispiele
Die folgenden Beispiele zeigen anhand eines Musterfalls noch einmal deutlich, wie sich die verschiedenen Berechnungsarten auf den Urlaubsanspruch auswirken können. In allen Beispielen handelt es sich um Max Mustermann, der seit mehr als sechs Monaten im Unternehmen beschäftigt ist, fünf Tage pro Woche arbeitet und einen arbeitsvertraglichen Urlaubsanspruch von 30 Tagen pro Kalenderjahr hat.
Reduzierung auf gesetzlichen Anspruch Max Mustermann kündigt in der ersten Jahreshälfte (also vor dem 30. Juni). Sein Urlaubsanspruch wird auf den gesetzlichen Mindesturlaub reduziert und anteilig berechnet. Statt 30 Urlaubstagen stehen ihm 7 Urlaubstage zu.
Max Mustermann kündigt in der zweiten Jahreshälfte (also ab dem 01. Juli). Da er bereits länger als sechs Monate beschäftigt ist, erhält er den vollen gesetzlichen Mindesturlaubsanspruch von 20 Urlaubstagen.
Hinweis: Die Berechnungsart „Reduzierung auf gesetzlichen Anspruch“ richtet sich nach den Regelungen des Bundesurlaubsgesetzes (BUrlG). Der Urlaubsanspruch bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses hängt unter anderem vom Kündigungszeitpunkt und der Beschäftigungsdauer des Mitarbeiters ab. Informieren Sie sich daher vor der Auswahl dieser Berechnungsart über die geltenden gesetzlichen Vorgaben zum Urlaubsanspruch bei Kündigung. Das Gesetzt zum nachlesen finden Sie unter: https://www.gesetze-im-internet.de/burlg/__5.htm
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Reduzierung des im Arbeitsvertrag vereinbarten Urlaubsanspruchs Max Mustermann kündigt in der ersten Jahreshälfte (also vor dem 30. Juni). Sein arbeitsvertraglicher Urlaubsanspruch von 30 Tagen wird anteilig auf 10 Urlaubstage reduziert.
Max Mustermann kündigt in der zweiten Jahreshälfte (also ab dem 01. Juli). Da er bereits länger als sechs Monate beschäftigt ist, bleibt sein voller arbeitsvertraglicher Urlaubsanspruch von 30 Tagen bestehen.
|
| Fall | Arbeitsbeginn | Arbeitsende | Berechnung gesetzlich | gesetzlicher Anspruch | Berechnung vertraglich | vertraglicher Anspruch |
| Arbeitsverhältnis < 6 Monate (in der Wartezeit) | 01.01.2026 | 30.04.2026 | kein Anspruch während der ersten 6 Monate | 0 | kein Anspruch während der ersten 6 Monate | 0 |
| Wartezeit erfüllt / Kündigung 1. Jahreshälfte | 01.01.2026 | 30.06.2026 | 20 × 6/12 | 10 | 25 × 6/12 | 12,5 |
| Wartezeit erfüllt / Kündigung 2. Jahreshälfte | 01.01.2026 | 01.07.2026 | voller Jahresanspruch | 20 | voller Jahresanspruch | 25 |
Reduzierung auf individuellen Wert Max Mustermann und sein Arbeitgeber vereinbaren einen individuellen Urlaubsanspruch, der bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses gelten soll. Bei dieser Berechnungsart legen Sie den verbleibenden Urlaubsanspruch individuell fest. Achten Sie darauf, dass die getroffene Vereinbarung die gesetzlichen Mindestvorgaben einhält. Die Verantwortung hierfür liegt bei Ihnen.
In den Modul-Einstellungen wird jeder Art des Arbeitsendes eine Berechnungsregel zugeordnet. Wählt die berechtigte Person im Mitarbeiterprofil eine Art mit „Reduktion auf individuellen Wert“, erscheinen die Felder „Beschreibung Arbeitsende“ und „Verbleibende Urlaubstage“. Hier wird der mit dem Mitarbeiter vereinbarte Resturlaub eingetragen. |
Keine Veränderung des Urlaubsanspruchs Max Mustermann behält seinen vollen arbeitsvertraglichen Urlaubsanspruch. Wurden bereits Urlaubstage genommen, verbleiben ihm die zum Zeitpunkt der Beendigung des Arbeitsverhältnisses noch offenen Urlaubstage.
Hinweis: Wie mit dem verbleibenden Urlaubsanspruch verfahren wird z.B. durch Gewährung des Resturlaubs, Auszahlung oder eine andere zulässige Regelung, entscheidet Ihre Organisation bzw. die berechtigte Person unter Berücksichtigung der geltenden gesetzlichen und vertraglichen Vorgaben. |
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