Einstellungen für Abwesenheiten

Berechtigte Personen können innerhalb der Zeiterfassung verschiedene Einstellungen für die Verwaltung von Abwesenheiten hinterlegen. Dazu zählen z. B. Abwesenheitsgründe, Rechte zum Eintragen von Abwesenheiten oder die Frage, ob Mitarbeiter nur Abwesenheiten ihrer Abteilung einsehen können. 

In dieser Anleitung zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, welche Einstellungen Sie vornehmen können.

berechtigte Personen

Diese Anleitung gilt für:

• Administratoren

• Modul- bzw. Personalmoduladministratoren

• Personalsachbearbeiter 

   

   

Schritt 1: Modulauswahl öffnen

Klicken Sie links auf „Modulauswahl“ und anschließend auf „Personal“.

Schritt 2: Öffnen der Modul-Einstellungen

Klicken Sie im Personalmodul unten links auf „Modul-Einstellungen“ und anschließend im separaten Menü auf „Abwesenheiten“.

Schritt 3: Abwesenheiten aktivieren

Sofern noch nicht aktiv, aktivieren Sie über den Schieberegler die Option „Abwesenheiten im Modul erfassen“. Sobald die Einstellung aktiviert wurde, erscheinen automatisch die verfügbaren Gründe für Abwesenheiten.

Schritt 4: Einstellungen festlegen

Hinterlegen Sie bei Bedarf zusätzlich zum Standardgrund „Sonstiges“ weitere, für Ihre Einrichtung passende Abwesenheitsgründe z. B. Freistellung für Abschlussprüfung bei Azubis, Dienstreise oder Weiterbildung. 

Einen neuen Grund legen Sie über den Button „Weiteren Grund hinzufügen“ an.

Recht zum Anlegen eigener Abwesenheiten für Personaladministratoren

Als Nächstes legen Sie fest, ob bzw. welche Personaladministratoren Abwesenheiten eintragen können Hier stehen Ihnen drei Optionen zur Verfügung:

1. „Nein“ ist der Standard. Das bedeutet, dass Personalmoduladministratoren keine eigenen Abwesenheiten eintragen können sondern eine andere berechtigte Person dies für Sie tun muss.

2.  „Ja“, alle Personalmoduladministratoren können ihre eigenen Abwesenheiten selbst erfassen.

3. „Begrenzt“ legen Sie fest, welche Personalmoduladministratoren eigene Abwesenheiten eintragen dürfen.

Benachrichtigungen für Vorgesetzte

Anschließend legen Sie fest, ob täglich eine E-Mail an alle Vorgesetzten versendet werden soll, die die Abwesenheiten der nächsten zwei Wochen enthält. Wenn Sie die Einstellung aktivieren, können Sie zusätzlich die Uhrzeit für den Versand festlegen. Beachten Sie, dass diese Einstellung für alle Vorgesetzten gilt.

Sichtrechte für Mitarbeiter

Als letzte Einstellung legen Sie fest, ob Mitarbeiter ausschließlich die Abwesenheiten der eigenen Abteilung einsehen dürfen. Beachten Sie dabei, dass Mitarbeiter übergeordneter Abteilungen weiterhin auch die Abwesenheiten der zugehörigen untergeordneten Abteilungen einsehen können.

Überprüfen Sie noch einmal alle Einstellungen und klicken Sie anschließend zum Übernehmen dieser auf Speichern. 

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